11 PASOS PARA PREPARAR TU PLAN DE HIGIENE EN UNA EMPRESA

Está claro que desde antes de que empezara la crisis del COVID-19, pocos nos habíamos planteado qué hacer en caso de emergencia sanitaria. A nivel personal, las medidas a tomar son sencillas y claras: máxima higiene, evitar lugares concurridos y utilizar medidas de protección como la mascarilla o los guantes. Ahora bien, cuando hablamos de un plan de higiene en una empresa y a los empleados, hay otras variantes que debemos tener en cuenta. 

A continuación, te explicamos cómo aplicar un plan de higiene en una empresa para protegerte en caso de pandemia. Lo puedes realizar en tan solo 11 sencillos pasos:

1. Prepárate

¿Qué es una pandemia? ¿Para qué necesito un plan de actuación en caso de pandemia?

Una epidemia se produce cuando una enfermedad contagiosa se propaga rápidamente en una población determinada, afectando simultáneamente a un gran número de personas durante un periodo de tiempo concreto.

Algunas de las características de una pandemia son:

  • Se contagia fácilmente
  • La población no ha desarrollado defensas para protegerse de la nueva patología.
  • Incluso si los síntomas son leves al principio, puede contagiar al resto de los empleados rápidamente

Si algo vamos a sacar en claro después del coronavirus, es que hay que estar preparado para todo lo que pueda pasar. Es muy importante permanecer alerta y contar con un plan que nos permita adaptarnos a las nuevas circunstancias garantizando la máxima seguridad. 

2. Designa a los responsables y a las personas de contacto

Durante una situación de tanta incertidumbre es normal que surjan muchas dudas y preguntas. Es importante que se fije a una o varias personas responsables (dependiendo del tamaño de la empresa), que sirvan como punto de contacto para todos los trabajadores que tengan dudas al respecto.

3. Informa a los empleados

Lo más recomendable es contar con un sistema interno de preparación y planificación en caso de pandemia. Es muy importante que todos los empleados sean conocedores de las medidas y estén familiarizados con la implantación de las mismas. Para ello, los responsables de seguridad o los encargados deberán asegurarse de que la comunicación interna de la empresa funciona correctamente para que la información se transmita y entienda a la perfección. 

Una newsletter interna, una reunión presencial o un post en el tablón de anuncios de la empresa pueden ser una opción para hacer el comunicado a los trabajadores. 

Una vez se ha enviado el comunicado, es conveniente asegurarse de que todo el mundo ha sido informado correctamente y está al tanto de la situación. Además, no olvides incluir la información de contacto de la persona responsable para que puedan ponerse en contacto con ella en caso de dudas. En caso de pandemia, las situaciones de pánico e incertidumbre se pueden evitar o minimizar haciendo un buen uso de la comunicación interna de la empresa.

4. Formación de seguridad para la persona responsable

Una vez se ha designado al responsable y punto de contacto en caso de emergencia sanitaria, debemos asegurarnos de que tiene la información adecuada y que ha recibido una formación para saber cómo actuar en estos casos. Para ello puede consultar alguna de las siguientes fuentes:

  • Médicos de la compañía (en el caso de que los haya)
  • Consultores de seguridad laboral 
  • Aseguradoras
  • Recomendaciones de fuentes oficiales, como el Gobierno, la OMS 

5. Vacunación

En el caso de que exista una vacuna para curar la enfermedad, la empresa debe facilitar a los empleados la obtención de la misma. No es solo una medida de protección personal, sino que ayuda a proteger a todo el entorno, tanto familiar como laboral. 

Lo más recomendable es consultar al personal sanitario para tener una asesoría cualificada y adaptada a las necesidades de la empresa. 

6. Medidas de higiene en el espacio de trabajo

En una emergencia sanitaria es importante que los gerentes tomen medidas para asegurar la salud y la higiene, y que los empleados también las apliquen en su día a día. 

Para los directivos y gerentes:

  • Asegúrate de mantener las instalaciones limpias en todo momento.
  • Actualiza de forma regular el inventario de productos de limpieza e higiene: desinfectantes, equipo de protección personal como guantes y también mascarillas homologadas (FFP2/FFP3).
  • Instala dispensadores de desinfectante de manos tanto para clientes como para empleados.
  • Proporciona formación a los trabajadores sobre las normas de higiene y seguridad
  • Explica el método de actuación que deben llevar a cabo si perciben síntomas de la enfermedad cuando se están trabajando. 

Para empleados:

  • Evita el contacto innecesario con las manos.
  • Lávate las manos con más frecuencia, especialmente después de estar en contacto con otras personas y objetos que han sido manipulados por terceros.
  • Evita el contacto de ojos, nariz y boca.
  • Utiliza un desinfectante de manos si no tienes la posibilidad de lavártelas con agua y jabón.
  • Mantén una distancia de 1,5 o 2 metros con el resto de personas.
  • En caso de que necesites toser, recuerda mantener la distancia y taparte la boca con el codo, no con las manos. 
  • Ventila el espacio en el que estés trabajando al menos cuatro veces al día durante 10 minutos. 
  • Revisa las instrucciones de seguridad y protección que la empresa ha puesto en marcha.

7. Qué hacer en caso de ausencias laborales

Lidiar con las bajas durante una pandemia puede mermar la capacidad productiva de la empresa y generar un cierto descontrol dentro del equipo. Por esta razón es importante que se establezcan las prioridades cuando se está corto de personal y organizar las responsabilidades de cada uno. Para ello se puede realizar una lista de control para determinar quién puede hacer qué y después asignar hacer el reparto de tareas:

  • ¿Quién puede conducir un vehículo?
  • ¿Quién está cualificado para trabajar con esta máquina?
  • ¿Quién puede utilizar este programa?
  • ¿Quiénes pueden trabajar desde casa?

Las preguntas varían dependiendo de la industria en la que se encuentre tu empresa, por lo tanto deberás adaptarlas a las necesidades de tu negocio. 

8. Gestión en caso de infectados

Para los empleados:

  • Para no propagar la enfermedad dentro de la empresa, los empleados que tengan alguno de los síntomas (incluso si son leves) deben consultar inmediatamente a un médico (por teléfono a poder ser) y quedarse en casa en el caso de que se confirme el contagio.

Si el contagio ocurre dentro del entorno familiar, la decisión de continuar trabajando o no se debe tomar junto con el médico, la autoridad sanitaria o el responsable dentro de la empresa.

Para la empresa:

Incluso si el contagio tiene lugar antes de que una enfermedad se haya denominado como pandemia, la dirección de la empresa debe apoyar la gestión del caso.

  • Facilitar los desplazamientos del empleado para evitar el contagio de terceros.
  • Siempre que sea posible trabajar desde casa debería optarse por esta opción. 

9. Reorganiza las reuniones y viajes de empresa

  • Echa un vistazo al calendario y comprueba si se pueden cancelar o aplazar los compromisos más inmediatos.
  • Si no se pueden modificar, asegúrate de que se cumplen todos los requisitos de seguridad e higiene a la hora de hacer el desplazamiento.
  • En caso de duda, ponte en contacto con las autoridades competentes para recibir una asesoría personalizada. 

10. Actualiza tu plan de higiene en la empresa

Aspectos a tener en cuenta por parte de la empresa:

  • Es importante que estés al tanto de las novedades y recomendaciones actualizadas de las autoridades sanitarias.
  • Haz una revisión, por ejemplo cada 6 meses, de tu plan de protección para asegurarte de que las medidas que incluye siguen estando vigentes con la normativa actual.
  • En el caso de que se incorporen nuevos empleados a la empresa, infórmales sobre la existencia del plan y facilita los nombres de las personas de contacto y responsables en caso de pandemia. 
  • Revisa la asignación de tareas para que todos los aspectos queden cubiertos en caso de ausencias. 

11. Una herramienta digital para realizar tu plan de protección ante una pandemia

Las nuevas circunstancias que nos ha tocado vivir, implican la necesidad de introducir nuevos procedimientos tanto en nuestra vida personal como la profesional. Hacer una planificación de seguridad para proteger a tu empresa y a tus empleados en caso de una emergencia sanitaria te ayuda a minimizar los peligros al máximo. Realizar las comprobaciones rutinarias de inventario, de abastecimiento de productos de higiene o de cumplimiento de las normas de seguridad son tareas que de por sí, llevan mucho tiempo. 

Hacer las revisiones en un formato anticuado, como es el papel y boli, no solo te quita tiempo, sino que también pone en riesgo la seguridad de la empresa y su entorno. Además, también puede provocar extravíos de los informes y dificultades a la hora de llevar un registro regular. Con una herramienta 100% digital como Lumiform, te aseguras de que todas las comprobaciones de higiene y seguridad se llevan a cabo correctamente y a tiempo. Con la app móvil y el software para escritorio, puedes hacer cualquier tipo de revisión desde un smartphone o tablet. Todas las anotaciones se quedan automáticamente guardadas en la nube y además, recibes un informe completamente automático para poder analizar los resultados de las inspecciones.

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