TRICKS & TIPPS FÜR BESSERE VORLAGEN

Mann am Laptop
Mit dem digitalen Formularbaukasten von Lumiform lassen sich in nur wenigen Minuten mobilfreundliche und nützliche Inspektionen für jede Branche erstellen. Das Erstellen von Vorlagen ist kinderleicht. Das Erhalten von nützlichen Antworten dagegen schwer.

VERBESSER DEINE VORLAGEN NOCH HEUTE

Ohne die richtigen Daten entgehen dir wichtige Erkenntnisse aus deinen Inspektionen und Audits. Eine verständliche Vorlage hilft dir dabei, festzustellen, was funktioniert und was nicht. So kannst du beispielsweise verfolgen, welches Gerät immer wieder ausfällt, welche Filiale besonders viele Störfälle aufweist und welche Teams ihre Prüfungen pünktlich erledigen. Aus den gewonnenen Erkenntnissen kannst du dann passende Entscheidungen treffen.

Befolge die folgenden Tipps, um die Vorlagen zu erstellen, die du benötigst. Klare und konsistente Inspektionen liefern dir die Erkenntnisse, die du benötigst, um dein Unternehmen voranzubringen.

 #TIPP No.1: KEEP IT SIMPLE

Auch wenn du in deiner Vorlage eine Reihe von Daten abfragen musst: Lass es einfach aussehen! Prüfer erledigen ungern Vorlagen, die unübersichtlich, kompliziert oder lang aussehen. Formuliere deine Fragen so einfach wie möglich und verzichte auf unnötigen Schnickschnack. Beschränke dich auf die wirklich wichtigen Daten.

#TIPP No. 2: NUTZE ABSCHNITTE FÜR MEHR ORDNUNG

Eine unendliche Liste von Fragen überfordert das menschliche Auge und demotiviert den Prüfer, denn das Gehirn mag keine kognitive Belastung. Mit Abschnitten kannst du verwandte Fragen kategorisieren und schaffst Ordnung in deiner Vorlage. Du wirst schnell feststellen, dass dieser einfache Hack, die tatsächliche Inspektionserfahrung verbessert. Darüber hinaus vereinfachen klar definierte Abschnitte das Überfliegen von Leistungskennzahlen in der Analyse, um aussagekräftige Einblicke zu erhalten.

#TIPP No. 3: VERWENDE MULTIPLE-CHOICE-ANTWORTEN

Vielen Menschen fällt es leichter, auf vorgebene Antworten zu antworten. Entscheide dich deshalb, so weit es möglich ist, für Multiple-Choice-Antworten anstelle von leeren Antwortfeldern, wenn du eine Vorlage erstellst. Diese Entscheidung vereinfacht dir zudem die anschließende Analyse von Daten, da du durch die vordefinierten Antworten, immer konsistente Antworten erhältst. Außerdem müssen deine Mitarbeiter während einer Inspektion nicht darüber nachdenken, was sie als Antwort notieren, dass verkürzt die Inspektionszeit deutlich.

#TIPP No. 4: FÜGE NOTIZEN UND FOTOS HINZU

Eine Antwort allein reicht meistens nicht aus, um ein Problem zu beheben. Du und dein Team können während einer Inspektion Fotos und Notizen zu einer Antwort hinzufügen, um den Sachverhalt zu verdeutlichen. Diese Funktion ist besonders nützlich, bei defekten Geräten oder Sachschäden, damit jeder sofort den Umfang des Problems erkennt. Durch schlechte Lichtverhältnisse oder eine komplexe Anordnung wird auch auf Fotos nicht immer deutlich, was das eigentliche Problem ist. Anmerkungen in Form von Kreisen und Pfeilen helfen, dem Prüfer die Aufmerksamkeit auf fehlerhafte Bereiche zu lenken.

#TIPP No. 5: FÜHRE EINEN TESTLAUF DURCH

Ist die Vorlage angelegt, sollte als letzter Schritt ein Testlauf durchgeführt werden. Nur so erhältst du die Möglichkeit, mögliche Fehler zu verbessern und Inspektionspunkte zu präzisieren. Auf Grundlage des Feedbacks von verschiedenen Prüfern lässt sich die Vorlage anpassen. Dazu wird häufig mehr als ein Testlauf benötigt. Müssen bestimmte Abschnitte geändert werden oder kommen neue Kriterien hinzu, kann die Vorlage jederzeit kinderleicht aktualisiert werden.

Bist du bereit, deine nächste Vorlage besser zu gestalten? Dann gehe zu unseren Vorlagen und teste es noch heute aus!

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